E-Rechnung für Handwerker: wer muss wann — und wer nicht
Um die E-Rechnung ranken sich Fristen, Panikmache und Verkaufsdruck. Hier steht, was wirklich gilt: wer empfangen können muss, wer ab wann ausstellen muss, wer dauerhaft ausgenommen ist — und was LokalX daraus automatisch macht.
Stand: 10. August 2026 · Grundlage: § 14, § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34a UStDV, Norm EN 16931
Die Kurzfassung
Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür laut BMF.
Ausstellen: Für inländische B2B-Umsätze wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2027 Pflicht, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag — ab dem 1. Januar 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG).
Ausgenommen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer dürfen dauerhaft beim einfachen PDF bleiben (§ 34a UStDV).
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine E-Rechnung ist kein PDF, das du per E-Mail schickst. Das Gesetz meint ein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931: Beträge, Steuersätze, Adressen und Positionen stehen als maschinenlesbare Felder in einer Datei, die Buchhaltungssoftware automatisch einlesen kann. Ein gewöhnliches PDF ist seit 2025 nur noch eine „sonstige Rechnung“.
In Deutschland haben sich zwei Ausprägungen etabliert:
| Format | Was es ist | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN 16931) | Hybrid: ein PDF/A-3, in dem die XML-Daten eingebettet sind. Menschen sehen die Rechnung, Maschinen lesen die Daten — eine Datei für beides. | B2B zwischen Unternehmen |
| XRechnung | Reines XML ohne Bild, gedacht für die automatische Verarbeitung in Portalen. Ohne Software nicht lesbar. | Behörden (B2G), meist mit Leitweg-ID über ein Einreichungsportal |
Beide erfüllen die Norm. Für Handwerker mit Geschäftskunden ist ZUGFeRD der praktische Weg: Dein Kunde bekommt weiterhin eine Rechnung, die er lesen kann — sein Steuerbüro bekommt Daten, die es nicht abtippen muss.
Der Zeitplan für Deutschland
| Ab wann | Was gilt für inländische B2B-Umsätze |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis 31.12.2026 | Übergangsfrist: PDF und Papier bleiben beim Ausstellen erlaubt (Zustimmung des Empfängers vorausgesetzt). |
| ab 01.01.2027 | E-Rechnung Pflicht für Aussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Alle anderen dürfen weiter PDF ausstellen. |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze (§ 27 Abs. 38 UStG). |
Die Ausnahmen
- Privatkunden (B2C): keine Pflicht, dauerhaft. Wer Bäder saniert und Zäune setzt, stellt Familie Huber weiter ein PDF oder Papier aus.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise: ausgenommen.
- Kleinunternehmer: dürfen dauerhaft „sonstige Rechnungen“ ausstellen (§ 34a UStDV) — die Ausstellungspflicht erreicht sie nie. Nur der Empfang muss funktionieren.
Ehrliche Einordnung: Wer überwiegend für Privatkunden arbeitet, hat bei der E-Rechnung keinen Handlungsdruck. Wer regelmäßig für Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer oder als Subunternehmer fakturiert, sollte den 1. Januar 2028 im Kalender haben — und vorher testen, statt im Dezember 2027 zu suchen.
Österreich: entspannter, als das Internet behauptet
Für Rechnungen zwischen österreichischen Unternehmen gibt es keine beschlossene Pflicht zu einem strukturierten Format. Verpflichtend ist die E-Rechnung nur gegenüber dem Bund (B2G) — dort allerdings schon seit dem 1. Januar 2014, über das Unternehmensserviceportal. Die EU-Pläne aus ViDA betreffen ab dem 1. Juli 2030 grenzüberschreitende Umsätze, nicht das österreichische Inlandsgeschäft. Wer im Netz ein früheres österreichisches Inlandsdatum liest, sollte skeptisch sein.
Was LokalX daraus macht
LokalX erzeugt die E-Rechnung automatisch mit — als ZUGFeRD im Profil EN 16931. Das PDF, das du teilst, herunterlädst und archivierst, trägt die maschinenlesbaren Daten gleich in sich. Es gibt keine zweite Datei, keinen Extra-Schritt und keinen Aufpreis. Auch ein Storno entsteht als E-Rechnung. Geprüft wird das Format gegen die Prüfregeln der Norm (PDF/A-3b und EN-16931-Schematron).
Die eine Bedingung: Deine USt-IdNr. muss in den Stammdaten stehen — die Steuernummer allein genügt der Norm nicht. Dazu vollständige Anschriften mit Straße, PLZ und Ort bei dir und beim Kunden. Fehlt etwas, blockiert LokalX nichts: Die Rechnung entsteht als normales PDF, und im Werkzeug steht, was für die E-Rechnung noch fehlt. Die USt-IdNr. bekommst du in Deutschland kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.
Und die Grenze, damit du sie nicht im Kleingedruckten suchen musst: XRechnung erzeugt LokalX nicht. Wenn deine Auftraggeber Behörden sind, die XRechnung über ein Portal mit Leitweg-ID verlangen, ist LokalX dafür nicht das richtige Werkzeug. Auch Rechnungen mit innergemeinschaftlicher Steuerbefreiung entstehen vorerst als normales PDF. Kleinunternehmer ohne USt-IdNr. bekommen bewusst das normale PDF — sie sind von der Pflicht ja dauerhaft ausgenommen.
Was du jetzt tun solltest
- USt-IdNr. besorgen, falls du nur eine Steuernummer hast — kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern, formlos online.
- Anschriften vollständig pflegen: Straße, PLZ und Ort bei dir und deinen Geschäftskunden — die Norm verlangt strukturierte Adressen.
- Empfang regeln: Eine E-Mail-Adresse, unter der Rechnungen ankommen und abgelegt werden, erfüllt die Empfangspflicht.
Sehen statt glauben
Schreib im Browser eine Beispielrechnung und sieh dir das Ergebnis an — ohne Konto, ohne Anmeldung, nichts wird gespeichert.
Häufige Fragen
Ist ein normales PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat nach der Norm EN 16931, das Software automatisch einlesen kann. Ein ZUGFeRD-PDF ist beides zugleich: ein lesbares PDF für Menschen und eingebettete Daten für Maschinen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, und zwar dauerhaft — § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern immer die sonstige Rechnung, also auch ein einfaches PDF. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber trotzdem, wie jeder Unternehmer seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür laut BMF.
Gilt die Pflicht für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Ausstellungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B). An Privatkunden darfst du dauerhaft ein PDF oder eine Papierrechnung schicken.
Was brauche ich, damit LokalX eine E-Rechnung erzeugt?
Deine USt-IdNr. und vollständige Anschriften mit Straße, PLZ und Ort — bei dir und beim Kunden. Sind die Angaben da, ist jedes PDF automatisch zugleich eine ZUGFeRD-E-Rechnung. Fehlt etwas, entsteht das normale PDF, und LokalX zeigt dir an, was für die E-Rechnung noch fehlt.
Reicht meine Steuernummer statt der USt-IdNr.?
Für das sichtbare PDF ja, für das maschinenlesbare XML nein — die Prüfregeln der EN 16931 verlangen die USt-IdNr. des Ausstellers. In Deutschland bekommst du sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.
Kann ich damit auch Behörden Rechnungen stellen?
Nur bedingt. Behörden verlangen meist eine XRechnung, eingereicht über ein Portal und mit Leitweg-ID — das erzeugt LokalX nicht. LokalX macht ZUGFeRD für Geschäftskunden. Wenn dein Auftraggeber eine Behörde ist, kläre vorher, welches Format und welcher Einreichungsweg verlangt wird.
Und in Österreich?
Für Rechnungen zwischen österreichischen Unternehmen gibt es keine beschlossene Pflicht zu einem strukturierten Format. Nur gegenüber dem Bund (B2G) ist die E-Rechnung seit 2014 vorgeschrieben. Die EU-Regeln aus ViDA betreffen ab Juli 2030 grenzüberschreitende Umsätze.
- § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG — Begriff und Zeitplan der E-Rechnung
- § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen) und § 34a UStDV (dauerhafte Ausnahme für Kleinunternehmer)
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung und BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung (15.10.2025)
- Österreich: erechnung.gv.at — E-Rechnung an den Bund (B2G seit 2014)
- Bundeszentralamt für Steuern — USt-IdNr. kostenlos beantragen
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall frag deine Steuerberatung.