Pflichtangaben auf der Rechnung: Deutschland und Österreich
Zehn Angaben in Deutschland, elf in Österreich — und ein paar Sonderfälle, die im Handwerk fast jede zweite Rechnung betreffen. Diese Seite stellt beide Länder nebeneinander, damit du nicht zweimal suchen musst.
Stand: 28. Juli 2026 · Grundlagen: § 14, § 14a, § 14b UStG, § 33 und § 34a UStDV, Abschnitt 14.5 UStAE (Deutschland) · § 11 UStG 1994 (Österreich)
Deutschland: die zehn Pflichtangaben
§ 14 Abs. 4 UStG listet sie auf. Eine Rechnung muss enthalten:
| Nr. | Pflichtangabe |
|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers |
| 3 | Ausstellungsdatum |
| 4 | Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben |
| 5 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bei Anzahlungen: Zeitpunkt der Vereinnahmung) |
| 7 | Nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag — oder Hinweis auf die Steuerbefreiung |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers — bei Grundstücksleistungen an Privatkunden |
| 10 | Die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger abrechnet |
Zu Nr. 6: Der Leistungszeitpunkt ist auch dann anzugeben, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dann genügt ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Nach § 31 Abs. 4 UStDV reicht sogar die Angabe des Kalendermonats. Das ist die Angabe, die am häufigsten schlicht vergessen wird.
Österreich: die elf Rechnungsmerkmale
Sie stehen in § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994:
| Nr. | Rechnungsmerkmal |
|---|---|
| 1 | Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers |
| 2 | Name und Anschrift des Abnehmers oder Leistungsempfängers |
| 3 | Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung |
| 4 | Tag der Lieferung oder Leistung bzw. der Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt |
| 5 | Entgelt (netto) |
| 6 | Steuersatz — oder Hinweis auf die Steuerbefreiung |
| 7 | Steuerbetrag, zwingend in Euro |
| 8 | Ausstellungsdatum |
| 9 | Fortlaufende Nummer, einmalig vergeben |
| 10 | UID-Nummer des leistenden Unternehmers |
| 11 | UID-Nummer des Leistungsempfängers — nur bei Rechnungen über 10.000 € inkl. USt an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen |
Rechnungsfrist: grundsätzlich sechs Monate ab Ausführung des Umsatzes. Bei Reverse-Charge- und innergemeinschaftlichen Umsätzen bis zum 15. des Folgemonats.
Beide Länder nebeneinander
| Deutschland | Österreich | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 14 Abs. 4 UStG | § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 |
| Steuerliche Kennung des Ausstellers | Steuernummer oder USt-IdNr. | UID-Nummer |
| Kennung des Empfängers | im Inland nicht erforderlich; bei innergemeinschaftlichen Umsätzen verlangt § 14a UStG beide USt-IdNr. | UID ab über 10.000 € (B2B im Inland) |
| Bezeichnung der Steuer | MwSt | USt |
| Steuersätze | 19 %, 7 %, 0 % | 20 %, 13 %, 10 %, 0 % |
| Kleinbetragsgrenze | 250 € brutto | 400 € brutto |
| Leistungsdatum bei Kleinbetrag | entfällt | bleibt Pflicht |
| Kleinunternehmer | § 19 UStG — Grenzen 25.000 € / 100.000 € | § 6 Abs. 1 Z 27 UStG — 55.000 € brutto, 10 % Toleranz |
| Aufbewahrungshinweis für Privatkunden | Pflicht bei Grundstücksleistungen (2 Jahre) | nicht vorgesehen |
| Aufbewahrung beim Aussteller | 8 Jahre | 7 Jahre |
| Rechnungsfrist an Privatkunden (Grundstück) | 6 Monate | 6 Monate |
Zur österreichischen Aufbewahrungspflicht des Privatkunden: Eine dem deutschen § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG entsprechende Regel haben wir im österreichischen Recht nicht gefunden. Wir gehen davon aus, dass es sie nicht gibt, können es aber nicht mit letzter Sicherheit ausschließen.
Kleinbetragsrechnung: 250 € und 400 €
Unterhalb dieser Grenzen wird es deutlich einfacher.
| Deutschland (§ 33 UStDV, bis 250 € brutto) | Österreich (§ 11 Abs. 6 UStG, bis 400 € brutto) | |
|---|---|---|
| Erforderlich | Name und Anschrift des Ausstellers · Ausstellungsdatum · Menge und Art · Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe · Steuersatz | Name und Anschrift des Ausstellers · Menge und Art · Leistungsdatum bzw. -zeitraum · Bruttobetrag · Steuersatz · Ausstellungsdatum |
| Entfällt | Empfängerdaten · Steuernummer · Rechnungsnummer · Leistungszeitpunkt · getrennter Steuerausweis | Empfängerdaten · Rechnungsnummer · UID-Nummern · getrennter Steuerausweis |
Wichtige Ausnahme in Deutschland: Die Erleichterung gilt nicht bei Reverse-Charge-Umsätzen nach § 13b UStG, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und beim Fernverkauf. Eine Bauleistung an einen anderen Bauunternehmer darf also nie als Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden — auch nicht bei einem Rechnungsbetrag von 80 Euro.
Umgekehrt praktisch: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind dauerhaft von der deutschen E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Die Sonderfälle im Handwerk
Kleinunternehmer — in Deutschland seit 2025 echte Pflichtangabe
Bis 2024 war der Kleinunternehmer-Hinweis eine Empfehlung. Seit dem 1. Januar 2025 ist er in § 34a UStDV geregelt: Die Rechnung muss das Entgelt „in einer Summe mit einem Hinweis darauf“ enthalten, „dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)“.
Ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Gebräuchlich:
- Deutschland: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).“
- Österreich: „Umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“
Bemerkenswert an § 34a UStDV: Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt stehen nicht in der Mindestliste. Wer sauber arbeiten will, schreibt sie trotzdem drauf.
Der teure Fehler: Weist ein Kleinunternehmer trotz Befreiung Umsatzsteuer aus, schuldet er den Betrag — in Deutschland nach § 14c UStG, in Österreich als Steuerschuld kraft Rechnungslegung. Und das, obwohl er sie nie eingenommen hat.
Bauleistungen: wenn der Kunde die Steuer schuldet
Arbeitest du für einen anderen Bauunternehmer, kann die Steuerschuld auf ihn übergehen. Dann steht auf deiner Rechnung kein Steuersatz und kein Steuerbetrag — nur der Nettobetrag plus ein Hinweis.
| Deutschland (§ 13b UStG) | Österreich (§ 19 Abs. 1a UStG) | |
|---|---|---|
| Wann | Empfänger erbringt selbst nachhaltig Bauleistungen — Richtwert mindestens 10 % seines Weltumsatzes | Empfänger ist seinerseits mit der Erbringung der Bauleistung beauftragt oder erbringt üblicherweise selbst Bauleistungen |
| Nachweis | Bescheinigung des Finanzamts USt 1 TG, längstens drei Jahre gültig | keine Bescheinigung — der Empfänger muss die Beauftragung bekanntgeben |
| Reinigung von Bauwerken | eigener Tatbestand (Gebäudereinigung) | zählt zu den Bauleistungen |
| Rechnungshinweis | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG) | Hinweis, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht |
| Nicht erfasst | Planungs- und Überwachungsleistungen, reine Materiallieferung ohne Einbau, Geräte- oder Gerüstvermietung ohne Personal | |
In Deutschland gilt der Übergang der Steuerschuld übrigens auch dann, wenn der bauleistende Kunde die Leistung für seinen privaten Bereich bezieht — der Dachdeckerkollege, der sein eigenes Haus streichen lässt, ist kein Privatkunde im Sinne dieser Regel.
Der Aufbewahrungshinweis für Privatkunden (nur Deutschland)
Das ist die Sonder-Pflichtangabe, die im Handwerk fast jede Privatkundenrechnung betrifft — und die auf den meisten Rechnungen fehlt.
Bei einer Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück muss dein Privatkunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Deshalb verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG einen Hinweis darauf in der Rechnung.
Formulierungsvorschlag: „Sie sind als Leistungsempfänger gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“
Nicht erforderlich bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bei Bauleistungen an Unternehmer.
„Gutschrift“ heißt nicht, was du denkst
Das Wort „Gutschrift“ ist in § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG für einen ganz bestimmten Fall reserviert: wenn der Leistungsempfänger abrechnet statt du. Eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur zugunsten des Kunden darf nicht „Gutschrift“ heißen — sonst droht eine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG. Nenn sie „Rechnungskorrektur“, „Stornorechnung“ oder „Korrekturbeleg“.
Die Rechnungsnummer
Das Gesetz verlangt in beiden Ländern wortgleich eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird“. Beide setzen damit dieselbe europäische Vorgabe um.
Für Deutschland stellt die Finanzverwaltung ausdrücklich klar (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE): „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“ Erlaubt sind beliebig viele getrennte Nummernkreise — nach Jahr, nach Standort, nach Geschäftsbereich.
| Erlaubt | |
|---|---|
| Nummer pro Jahr neu beginnen | ja — 2026-001, dann 2027-001 |
| Mehrere Nummernkreise | ja |
| Lücke durch Storno oder Systemwechsel | ja, wenn erklärbar |
| Dieselbe Nummer zweimal vergeben | nein — das ist der eigentliche Verstoß |
Trotzdem Vorsicht: Umsatzsteuerlich sind Lücken unschädlich. Bei einer Betriebsprüfung können ungeklärte Lücken aber Anlass für Hinzuschätzungen geben. Führ ein kurzes Storno-Journal, dann ist jede Lücke in zwei Sätzen erklärt.
Für Österreich haben wir keine der deutschen Verwaltungsaussage entsprechende Klarstellung gefunden. Dort wird das Thema außerdem von der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht überlagert, die bei Barumsätzen eine eigene Nummernsystematik verlangt.
Wenn etwas fehlt
Für dich als Aussteller
Deine Umsatzsteuerschuld bleibt bestehen — sie entsteht durch den Umsatz, nicht durch die Rechnung. In Deutschland drohen zusätzlich Geldbußen nach § 26a UStG: bis 5.000 € für eine nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellte Rechnung, ebenfalls bis 5.000 €, wenn du das Rechnungsdoppel nicht acht Jahre aufbewahrst.
Praktisch am schmerzhaftesten ist aber etwas anderes: Ein Geschäftskunde kann bei formal mangelhafter Rechnung die Zahlung zurückhalten, bis du korrigiert hast. Das kostet Liquidität, nicht Bußgeld.
Für deinen Geschäftskunden
Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug zunächst nicht zulässig. Der Europäische Gerichtshof hat das aber deutlich relativiert: Liegen die materiellen Voraussetzungen vor, darf der Abzug nicht allein wegen formeller Mängel versagt werden.
In Deutschland kann eine Rechnungsberichtigung auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirken (EuGH, Senatex und Barlis 06, beide vom 15.09.2016; BFH vom 20.10.2016, V R 26/15; übernommen durch BMF-Schreiben vom 18.09.2020). Voraussetzung ist eine „berichtigungsfähige Rechnung“ — sie muss mindestens Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer enthalten.
In Österreich wirkt die Berichtigung nach Verwaltungspraxis nicht zurück, sondern erst ab dem Zeitpunkt, in dem die berichtigte Rechnung dem Empfänger nachweislich zugegangen ist. Es gibt allerdings eine Kulanzregelung: Wird eine mangelhafte Rechnung bei einer Prüfung entdeckt und innerhalb angemessener Frist — in der Regel ein Monat — berichtigt, wird der Vorsteuerabzug nicht beanstandet.
Checkliste vor dem Absenden
- Stehen beide Anschriften vollständig drauf?
- Steuernummer bzw. UID vorhanden?
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
- Rechnungsnummer vergeben — und nicht schon einmal verwendet?
- Leistung so beschrieben, dass ein Dritter sie versteht?
- Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto — oder der passende Befreiungshinweis?
- Privatkunde und Grundstücksbezug in Deutschland: Aufbewahrungshinweis drin?
- Bauleistung an einen Bauunternehmer: Reverse-Charge-Hinweis statt Steuerausweis?
- Kleinunternehmer: Befreiungshinweis drin und keine Umsatzsteuer ausgewiesen?
- Für Privatkunden in Deutschland: Arbeitskosten getrennt ausgewiesen (§ 35a EStG)?
Die meisten dieser Punkte macht LokalX von selbst
Rechnungsnummern werden fortlaufend und ohne Dubletten vergeben, die Umsatzsteuer richtet sich nach deinem Land, und wenn deine Steuernummer oder UID noch fehlt, sagt LokalX dir das. Klauseln wie § 35a, Kleinunternehmer oder Verzug fügst du als Baustein hinzu.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Nein. Das Gesetz verlangt eine „fortlaufende Nummer …, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Die Finanzverwaltung stellt in Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE ausdrücklich klar: „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“ Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa je Jahr oder je Geschäftsbereich. Wichtig ist nur, dass jede Nummer genau einmal vergeben wird — und dass du Lücken erklären kannst.
Bis zu welchem Betrag reicht eine Kleinbetragsrechnung?
In Deutschland bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), in Österreich bis 400 Euro brutto (§ 11 Abs. 6 UStG). Dann entfallen unter anderem Name und Anschrift des Empfängers, die Rechnungsnummer und der getrennte Steuerausweis. Achtung: Bei Bauleistungen im Reverse-Charge-Verfahren gilt die Erleichterung nicht — auch nicht unter 250 Euro.
Was muss ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?
In Deutschland ist der Hinweis seit dem 1. Januar 2025 eine echte Pflichtangabe: § 34a UStDV verlangt das Entgelt in einer Summe „mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)“. Ein fester Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. In Österreich verweist du entsprechend auf § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du sie.
Muss ich das Leistungsdatum angeben, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?
Ja, die Angabe ist trotzdem Pflicht. Es genügt aber ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. In Deutschland reicht nach § 31 Abs. 4 UStDV sogar die Angabe des Kalendermonats. In Österreich ist der Tag beziehungsweise der Leistungszeitraum ausdrückliche Pflichtangabe — auch bei Kleinbetragsrechnungen.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Deine Umsatzsteuerschuld bleibt bestehen — sie entsteht durch den Umsatz, nicht durch die Rechnung. Praktisch schmerzhafter ist etwas anderes: Ein Geschäftskunde kann den Vorsteuerabzug zunächst nicht geltend machen und die Zahlung zurückhalten, bis du korrigierst. Bei Privatkunden ist das kein Thema. In Deutschland kann eine Berichtigung unter Bedingungen zurückwirken, in Österreich grundsätzlich nicht.
Wann muss ich einem Privatkunden überhaupt eine Rechnung stellen?
Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück — also bei fast allem, was Handwerker tun — ist die Rechnung an Privatpersonen Pflicht, in beiden Ländern innerhalb von sechs Monaten. In Deutschland kommt ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden dazu.
Ab welchem Betrag brauche ich in Österreich die UID meines Kunden?
Ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro inklusive Umsatzsteuer, wenn du im Inland an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistest. Bei Privatkunden gilt das nicht. Eine vergleichbare betragsabhängige Regel gibt es in Deutschland nicht.
- § 14 UStG · § 14b UStG · § 26a UStG · § 33 UStDV · § 34a UStDV
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass — Abschnitt 14.5 Abs. 10 (Rechnungsnummer) und Abschnitt 13b.3 (Bauleistungen, Vordruck USt 1 TG); ferner § 14a UStG und § 31 Abs. 4 UStDV
- Handelskammer Hamburg — Pflichtangaben in Rechnungen · Landesamt für Steuern Niedersachsen — Ausstellen von Rechnungen
- § 11 UStG 1994 (Österreich) · USP.gv.at — Rechnung · WKO — Rechnung richtig ausstellen
- EuGH vom 15.09.2016, C-518/14 (Senatex) und C-516/14 (Barlis 06) · BFH vom 20.10.2016, V R 26/15 · BMF-Schreiben vom 18.09.2020, III C 2 - S 7286-a/19/10001 :001
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