Rechnung per WhatsApp senden: erlaubt oder nicht?

Die kurze Antwort

Steuerlich ist der Versand per WhatsApp unproblematisch, solange dein Kunde einverstanden ist. Es gibt keine Vorschrift, die einen bestimmten Übertragungsweg vorschreibt. Post, E-Mail, Messenger — dem Umsatzsteuerrecht ist das gleich.

Die drei Stellen, an denen es trotzdem schiefgeht:

• Die Rechnung bleibt nur im Chat. Der Chat ist kein Archiv. Nachrichten sind löschbar, Medien verschwinden beim Gerätewechsel, eine Betriebsprüfung kommt dort nicht heran.
• Der Datenschutz wird nicht mitgedacht. WhatsApp gleicht dein komplettes Adressbuch mit Meta ab — auch die Nummern von Leuten, die WhatsApp nicht nutzen.
• Bei Geschäftskunden läuft eine Frist. Ab 2028 reicht ein PDF im inländischen B2B nicht mehr. Für Privatkunden gilt das nicht.

Was das Umsatzsteuerrecht sagt

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet § 14 Abs. 1 UStG zwei Arten von Rechnungen:

Ein PDF ist also ausdrücklich keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine sonstige Rechnung. Und die darf elektronisch übermittelt werden. Der Weg — E-Mail, Download-Link, Messenger — ist im Gesetz nicht geregelt.

Die Zustimmung deines Kunden

§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG verlangt für die elektronische Übermittlung die Zustimmung des Empfängers — außer dort, wo ohnehin eine E-Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht. Das klingt nach Formular. Ist es nicht.

An anderer Stelle heißt es, es müsse „lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger bestehen“; die Zustimmung könne „etwa in Form einer Rahmenvereinbarung“ erfolgen oder konkludent.

Praktisch übersetzt: Wenn dein Kunde dir seine Handynummer gibt, über WhatsApp mit dir schreibt, die Rechnung dort annimmt und bezahlt, hast du seine Zustimmung. Ein Streit darüber ist unwahrscheinlich — aber er kostet dich nichts, ihn von vornherein auszuschließen:

• Ein Satz im Auftrag oder in den AGB: „Rechnungen übermitteln wir elektronisch. Du kannst jederzeit widersprechen, dann bekommst du sie auf Papier.“
• Oder eine kurze Nachfrage im Chat: „Rechnung per WhatsApp okay?“ — die Antwort steht dann schwarz auf weiß im Verlauf.

Achtung bei Geschäftskunden: die Uhr läuft

An Privatkunden darfst du dauerhaft ein PDF schicken. Die E-Rechnungspflicht gilt für sie schlicht nicht — das Bundesfinanzministerium stellt in seinen FAQ ausdrücklich klar: „Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.“

Bei inländischen Geschäftskunden sieht es anders aus:

Kleinunternehmer sind dauerhaft ausgenommen. § 34a UStDV erlaubt ihnen, Rechnungen „immer“ als sonstige Rechnung zu übermitteln. Aber: Empfangen können muss jeder Unternehmer E-Rechnungen — seit dem 1. Januar 2025, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür laut BMF.

Der Chat ist kein Archiv

Das ist der Fehler, der wirklich teuer werden kann. Nach den GoBD müssen elektronisch empfangene und versendete Belege im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht. Die Bundessteuerberaterkammer formuliert es so: „Der reine Ausdruck einmal in elektronischer Form vorliegender Dokumente entspricht die Aufbewahrung betreffend nicht den Vorgaben der GoBD.“

Genauso wenig genügt es, die Rechnung im Postfach — oder eben im Chat — liegen zu lassen. Verlangt sind Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Ein WhatsApp-Verlauf erfüllt davon nichts:

• Nachrichten lassen sich „für alle löschen“
• Medien verschwinden bei Gerätewechsel oder fehlgeschlagenem Backup
• Keine Protokollierung, kein geordneter Zugriff für die Betriebsprüfung

Die Regel lautet: WhatsApp ist der Briefträger, nicht der Aktenschrank. Jede versendete Rechnung gehört zusätzlich ins Rechnungsprogramm oder in eine geordnete Ablage — als PDF, unverändert.

Datenschutz — der eigentliche Knackpunkt

Hier wird es unbequem, und hier schweigen die meisten Ratgeber.

WhatsApp gleicht standardmäßig alle Kontakte deines Telefons mit den Servern von Meta ab — auch Nummern von Personen, die WhatsApp selbst gar nicht nutzen. Wer das geschäftlich tut, übermittelt personenbezogene Daten Dritter, ohne dafür eine saubere Rechtsgrundlage zu haben.

Mehrere Aufsichtsbehörden haben sich dazu geäußert. Der Hamburgische Datenschutzbeauftragte hat eine solche Übermittlung zu unternehmerischen Zwecken als „vom Grundsatz her datenschutzrechtlich unzulässige Verarbeitung personenbezogener Daten“ eingeordnet; die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen kam in einem Merkblatt zum selben Ergebnis.

WhatsApp Business löst das nur zur Hälfte

Für WhatsApp Business gelten die WhatsApp Business Terms, die auch Datenverarbeitungsbedingungen enthalten. Darin bestätigt Meta, als Auftragsverarbeiter tätig zu werden — allerdings nur für „Customer Data“, und das ist eng definiert: „customer contact information such as phone numbers“.

Für alles andere — Nutzungs-, Protokoll- und Diagnosedaten, Analysen — ist Meta nach den eigenen Bedingungen eigener Verantwortlicher und nutzt diese Daten, um die eigenen Dienste zu „entwickeln, betreiben, verbessern, anpassen und zu vermarkten“.

Übersetzt: Die Business-Variante ist die bessere Wahl, weil überhaupt ein Vertrag existiert. Das Adressbuch- und Metadatenproblem beseitigt sie nicht.

Was praktisch hilft

• Ein separates Diensthandy mit ausschließlich geschäftlichen Kontakten. Das ist die einzige Maßnahme, die das Adressbuchproblem wirklich entschärft.
• WhatsApp Business statt der privaten App.
• Den Kunden den Kontakt beginnen lassen. Wer dir selbst schreibt, hat die Verarbeitung seiner Nummer erkennbar gewollt.
• Immer eine Alternative anbieten — E-Mail oder Post. Das entspricht der Linie der Aufsichtsbehörden und rettet dich, wenn jemand widerspricht.
• Cloud-Backups aus, Kontaktzugriff einschränken.
• Keine Werbung per WhatsApp. Eine Rechnung ist keine Werbung — eine Terminerinnerung mit Zusatzangebot schon. Dafür bräuchtest du nach § 7 UWG eine ausdrückliche Einwilligung.
• Datenschutzerklärung anpassen und WhatsApp im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufführen.

Die Pflicht, die viele übersehen

Unabhängig vom Übertragungsweg gibt es für Handwerker eine Sonderregel, die fast jede Privatkundenrechnung betrifft.

Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG musst du auch einem Privatkunden zwingend eine Rechnung ausstellen, wenn es sich um eine „steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück“ handelt — und zwar innerhalb von sechs Monaten. Darunter fallen laut Verwaltungsauffassung ausdrücklich „Instandhaltungs-, Reparatur-, Wartungs- oder Renovierungsarbeiten an Bauwerken oder Teilen von Bauwerken (z. B. Klempner- oder Malerarbeiten)“, ebenso Gerüstbau, Reinigung von Räumen und Flächen sowie das Anlegen und Pflegen von Grünanlagen.

Dazu kommt eine Pflichtangabe: Nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG muss die Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten. Dein Privatkunde muss die Rechnung nämlich zwei Jahre aufbewahren.

Wer die Rechnung gar nicht oder zu spät ausstellt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a UStG). Der fehlende Aufbewahrungshinweis ist dort übrigens nicht als eigener Bußgeldtatbestand aufgeführt — anders, als es viele Ratgeber behaupten. Die Rechnung ist dann formal unvollständig, mehr nicht.

Österreich

Im Kern gilt dasselbe, mit drei Unterschieden.

Erstens: § 11 Abs. 2 UStG 1994 kennt die deutsche Zweiteilung nicht. Dort gilt jede „Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“ als elektronische Rechnung — also auch ein PDF. Die Zustimmung des Empfängers ist ebenfalls erforderlich und ebenfalls formlos. Die Umsatzsteuerrichtlinien halten fest, es genüge, „dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen“.

Zweitens: Eine allgemeine B2B-Pflicht zu einem strukturierten Format ist in Österreich nicht beschlossen. Nur gegenüber dem Bund (B2G) ist seit 2014 eine strukturierte E-Rechnung vorgeschrieben. Wer im Netz Datumsangaben zu einer österreichischen Inlandspflicht liest, sollte skeptisch sein.

Drittens — und das ist der praktisch wichtigste Punkt: Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO gilt ab dem ersten Barumsatz und ist von der Rechnung unabhängig. Als Barumsatz zählt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort. Wer per Überweisung bezahlt wird, löst sie nicht aus.

Eine Registrierkasse brauchst du erst, wenn beides zusammenkommt: Jahresumsatz über 15.000 € netto je Betrieb und Barumsätze über 7.500 € netto. Ein Rechnungsprogramm ersetzt eine Registrierkasse nicht.

Checkliste

• Zustimmung des Kunden einholen — formlos genügt, aber dokumentiere sie.
• Immer als Dokument senden, nie als Foto oder Screenshot.
• Rechnung zusätzlich geordnet ablegen — im Originalformat, unveränderbar.
• Bei grundstücksbezogenen Leistungen an Privatkunden: Rechnung binnen sechs Monaten, mit Aufbewahrungshinweis.
• Bei Geschäftskunden in Deutschland den 1. Januar 2028 im Blick behalten.
• Diensthandy oder zumindest WhatsApp Business, Kontaktzugriff einschränken.
• E-Mail oder Post als Alternative anbieten.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag deine Steuerberatung.

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