Rechnungen in Word: die Falle, die erst bei der Betriebsprüfung zuschnappt.
Eine Word-Rechnung lässt sich nachträglich ändern, ohne dass es jemand sieht. Genau das ist das Problem: Die GoBD verlangen, dass Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Wer nur eine Vorlage überschreibt, kann das nicht belegen — und riskiert bei der Prüfung Diskussionen bis hin zur Schätzung.
0 € Startkosten. Keine Kreditkarte. Keine Kündigungsfrist.
Stand: 10. August 2026 · Grundlage: GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019), § 162 AO, § 14 UStG
Drei Probleme, die jede Word-Vorlage mitbringt.
Das Nachweis-Problem (GoBD)
Word-Dateien lassen sich nachträglich ohne Spuren ändern. Die GoBD verlangen aber Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit deiner Aufzeichnungen. Fällt das bei einer Prüfung auf, gilt das als formeller Mangel — und das Finanzamt kann Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO).
Bei LokalX: Jede Rechnung wird als festgeschriebenes PDF erzeugt und im Archiv abgelegt, die Rechnungsnummern werden fortlaufend und lückenlos serverseitig vergeben.
Das Korrektur-Problem
Eine falsche Rechnung einfach zu löschen oder zu überschreiben zerstört genau die Nachvollziehbarkeit, die du bei der Prüfung brauchst.
Bei LokalX: Ein Klick erzeugt einen Stornobeleg mit eigener Nummer und negativen Beträgen. Die Originalrechnung bleibt unverändert im Archiv — der Vorgang ist lückenlos dokumentiert.
Das Steuerberater-Problem
Lose Word-Dateien heißen: Dein Steuerbüro sortiert, prüft und tippt ab — und du bezahlst diese Zeit.
Bei LokalX: Ein Klick erzeugt ein ZIP-Archiv aller Rechnungs-PDFs des Zeitraums, mit Begleitschein: Kennzahlen, Umsatzsteuer-Aufteilung und einer Prüfung des Nummernkreises auf Lücken.
Word-Vorlage vs. LokalX
| Word / Excel | LokalX |
|---|---|
| Rechnungsnummern doppelt vergeben oder vergessen — du musst sie im Kopf behalten | Nummern werden automatisch, fortlaufend und lückenlos vergeben — serverseitig, auch über mehrere Geräte |
| Nachträgliches Ändern bleibt unbemerkt — das Gegenteil dessen, was die GoBD verlangen | Festgeschriebenes PDF im Archiv, Korrektur nur über einen dokumentierten Storno |
| Summen und Steuern rechnest du selbst — ein Zahlendreher fällt erst beim Kunden auf | Summen, Umsatzsteuer (DE und AT) und Pflichtklauseln rechnet und setzt das Werkzeug |
| GiroCode zum Sofort-Bezahlen: nicht vorhanden | GiroCode nach EPC-Standard auf jedem Rechnungs-PDF — der Kunde scannt und überweist |
| E-Rechnung (ab 2028 für B2B Pflicht): kann Word nicht | Mit hinterlegter USt-IdNr. ist jedes PDF automatisch eine ZUGFeRD-E-Rechnung (EN 16931) |
Mehr zur E-Rechnungspflicht und ihren Ausnahmen: E-Rechnung für Handwerker · Was auf jede Rechnung gehört: Pflichtangaben DE und AT
Frag einfach jemanden, der es nutzt.
Die meisten Software-Firmen verstecken sich hinter anonymen 5-Sterne-Bewertungen. Wir machen es anders: Sprich mit einem echten Handwerker, der LokalX jeden Tag auf der Baustelle nutzt.
„Das Ding funktioniert einfach. Keine Ahnung, warum ich mich so lange mit Word rumgeärgert habe.“
CS Hengersberg
Website ansehen und Kontakt aufnehmen →
Deine Rechnungen gehören dir. Für immer.
Kündigung ohne Theater
Online kündbar, ohne Frist — und zusätzlich gibt es einen Kündigungsweg ganz ohne Login. Keine Hotline, kein Einschreiben.
ZIP-Export jederzeit
Alle Rechnungs-PDFs plus Begleitschein für die Steuerberatung lädst du jederzeit als ZIP-Archiv herunter — auch nach dem Ende der kostenlosen Rechnungen.
Daten in der EU
Datenbank und Rechnungsablage liegen in der EU-Region unseres Hosters. Keine Weitergabe von Daten an Dritte.
Ein einfacher Preis. Kein Kleingedrucktes.
Die ersten 10 Rechnungen sind kostenlos — nur E-Mail nötig, keine Frist, keine Kreditkarte. Danach 19,99 € netto im Monat, unbegrenzt viele Rechnungen, monatlich kündbar. Du zahlst erst, wenn du nach der 10. Rechnung weitermachst.
Schluss mit dem Papierchaos. Wir richten dich ein.
Schick einfach ein Foto deines alten Briefkopfs per WhatsApp. Wir richten deinen Account komplett ein und schicken dir die Zugangsdaten zurück. 100 % kostenlos.
+49 177 3948466
- Bundesfinanzministerium: GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (BMF-Schreiben vom 28.11.2019)
- § 162 AO — Schätzung von Besteuerungsgrundlagen
- § 14 UStG — Pflichtangaben und fortlaufende Rechnungsnummer
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall frag deine Steuerberatung.