Zahlungserinnerung schreiben: freundlich bleiben, Geld bekommen.
Die Arbeit ist gemacht, die Rechnung ist raus, das Geld kommt nicht. Jetzt eine Mahnung zu schreiben fühlt sich an, als würdest du einen guten Kunden vor Gericht zerren. Musst du nicht: In den allermeisten Fällen ist die Rechnung schlicht untergegangen, und eine freundliche Erinnerung löst das Problem, ohne die Beziehung zu beschädigen. Hier stehen die Muster, die Formulierungen und das bisschen Recht, das du wirklich brauchst.
Stand: 20. August 2026 · Grundlagen: § 286, § 288 BGB (Deutschland) · § 1333, § 1334 ABGB und § 456 UGB (Österreich)
Die kurze Antwort
- Erinnern ist normal. Eine offene Rechnung anzusprechen ist keine Kampfansage, sondern Teil der Auftragsabwicklung. Die meisten Kunden haben es schlicht vergessen.
- Freundlich zuerst, mit klarer Frist. Ein nüchterner Satz, die Rechnungsnummer, ein neues Zahlungsziel. Keine Drohung, keine Gebühren, kein Fettdruck.
- Die Stufenfolge ist Übung, kein Gesetz. Rechtlich genügt in Deutschland eine Mahnung nach Fälligkeit, oft nicht einmal die. Die drei Stufen geben dem Kunden Gelegenheit einzulenken, mehr nicht.
Muster zum Herunterladen und Kopieren
Beide Muster sind bewusst schlicht: Anschriftfeld, Betreff mit Rechnungsnummer, wenige kurze Absätze, Bankverbindung. Keine Mahngebühren, keine Zinsdrohung, kein Behördendeutsch. Die Platzhalter stehen in eckigen Klammern, eine kurze Hinweisliste am Ende der Datei löschst du vor dem Versand.
Zahlungserinnerung
Der freundliche erste Schritt: „Sicher ist es im Alltag untergegangen." Mit neuem Zahlungsziel und dem Satz, der Doppelzahlungs-Ärger vermeidet, falls sich Zahlung und Schreiben überschneiden.
1. Mahnung
Eine Stufe deutlicher, aber mit Gesprächsangebot: Wer die Rechnung für falsch hält oder mehr Zeit braucht, soll anrufen. Der Verweis auf die Zahlungserinnerung steht nur drin, wenn es sie wirklich gab.
Kein E-Mail-Gate, keine Anmeldung: Klick lädt die Datei. Wenn du die Erinnerung lieber als Nachricht schickst und mit dem Kunden per Du bist, reicht oft der Kern: „Kurze Erinnerung: Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] € ist noch offen. Magst du sie bis [Datum] überweisen? Falls sie schon unterwegs ist, vergiss diese Nachricht."
Warum freundlich zuerst
Handwerksbetriebe leben von Stammkunden und Weiterempfehlung. Genau deshalb fühlt sich Mahnen so unangenehm an: Du willst dein Geld, aber du willst den Kunden nicht verlieren, der dich seit Jahren bucht und weiterempfiehlt. Die gute Nachricht ist, dass sich beides selten ausschließt.
In den meisten Fällen ist eine unbezahlte Rechnung kein böser Wille. Die Mail ist im Spam gelandet, das PDF liegt ungelesen im Chat, der Kunde war im Urlaub, die Überweisung ist schlicht liegen geblieben. Eine Erinnerung, die genau davon ausgeht, gibt dem Kunden die Möglichkeit, das Versäumnis zu beheben, ohne sein Gesicht zu verlieren. Eine Mahnung, die im ersten Schreiben mit Gebühren, Zinsen und dem Anwalt droht, erreicht das Gegenteil: Sie macht aus einem vergesslichen Kunden einen verärgerten.
Die drei Zutaten einer guten Erinnerung: die Rechnungsnummer und der Betrag (damit die Zahlung zuzuordnen ist), ein konkretes neues Zahlungsziel (ein Datum, keine „umgehende Zahlung") und ein Ton, der dem Kunden einen Ausweg lässt („sicher untergegangen" statt „trotz Fälligkeit"). Alles andere ist Beiwerk.
Dazu kommt ein praktischer Grund: Wer sofort formell mahnt, verbaut sich den einfachen Weg. Nach einer freundlichen Erinnerung kannst du immer noch deutlicher werden. Nach einer harten Mahnung kannst du nicht mehr zurück.
Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung: was die Stufen bedeuten
Die verbreitete Stufenfolge ist kein Gesetz, sondern kaufmännische Übung. Sie funktioniert, weil sie den Druck dosiert erhöht und dem Kunden zweimal die Gelegenheit gibt, ohne Folgen einzulenken:
| Stufe | Ton | Typischer Inhalt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | freundlich | „Sicher untergegangen": Rechnungsnummer, Betrag, neues Zahlungsziel, Hinweis auf mögliche Überschneidung mit der Zahlung |
| 1. Mahnung | sachlich-deutlich | Feststellung, dass kein Zahlungseingang vorliegt, neue Frist, Gesprächsangebot bei Einwänden |
| 2. Mahnung | bestimmt | Letzte Frist mit Ankündigung, welcher Schritt danach folgt, ohne leere Drohung: Nur ankündigen, was du auch tust |
Wichtig für die Glaubwürdigkeit: Behaupte keine Vorgeschichte, die es nicht gab. Eine „1. Mahnung", die auf eine nie verschickte Zahlungserinnerung verweist, ist eine erfundene Tatsache, und genau die Sorte Detail, an der sich ein Streit später aufhängt. Und kündige in der 2. Mahnung nur an, was du wirklich vorhast. Ein angedrohtes Mahnverfahren, das nie kommt, macht jede weitere Frist wirkungslos.
So geht es in LokalX: Im Rechnungsarchiv erstellst du aus jeder offenen Rechnung ein Mahnschreiben in einer der drei Stufen. Den Vorschlagstext siehst du vorher und kannst ihn frei ändern, die Frist ist mit sieben Tagen vorbelegt, und das fertige PDF teilst du wie eine Rechnung, etwa per WhatsApp. Bewusst nicht eingebaut: Mahngebühren, Verzugszinsen, automatischer Versand und Inkasso. Das Schreiben erinnert an den offenen Betrag, mehr behauptet es nicht.
Was rechtlich gilt: Verzug in Deutschland
Der Begriff, um den sich alles dreht, heißt Verzug (§ 286 BGB). Erst ab Verzug kannst du Verzugszinsen und Ersatz für Folgekosten verlangen. In Verzug kommt dein Kunde grundsätzlich durch eine Mahnung nach Fälligkeit, also durch eine eindeutige Zahlungsaufforderung. Ob das Schreiben „Zahlungserinnerung" oder „Mahnung" heißt, ist dabei egal: Es zählt der Inhalt, nicht die Überschrift.
In zwei häufigen Fällen braucht es gar keine Mahnung:
- Ihr habt einen Zahlungstermin vereinbart, etwa im Auftrag oder im Angebot. Verstreicht er, ist der Kunde ohne weiteres Schreiben in Verzug (§ 286 Abs. 2 BGB). Achtung: Ein Zahlungsziel, das nur einseitig auf der Rechnung steht, ist keine solche Vereinbarung. Genau daran scheitert die verbreitete Annahme, „zahlbar bis" auf der Rechnung genüge.
- 30 Tage sind vorbei: Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Gegenüber Privatkunden gilt das aber nur, wenn die Rechnung auf genau diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Einen Hinweis-Baustein dazu bringt LokalX mit: die Klausel „§ 286 BGB" im Editor.
Ab Verzug sieht das Gesetz vor: Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucher 9 Prozentpunkte, dazu gegenüber Unternehmern eine Pauschale von 40 € (§ 288 BGB). Ob du das einforderst, ist deine Entscheidung, nicht deine Pflicht. Viele Betriebe verzichten bewusst darauf, weil ein paar Euro Zinsen selten den Kunden wert sind, den sie kosten.
Deshalb rechnet LokalX auf dem Mahnschreiben keine Gebühren und keine Zinsen dazu: Ob Verzug vorliegt und in welcher Höhe dir Zinsen zustehen, hängt vom Einzelfall ab, vom Rechnungsdatum, vom Zugang, von der Kundenart. Ein automatisch berechneter Betrag, der davon nichts weiß, wäre eine Behauptung auf dünnem Eis. Das Schreiben fordert den offenen Rechnungsbetrag, und der stimmt immer.
Österreich
Im Kern gilt dasselbe, mit eigenen Paragrafen. Ist ein Zahlungstermin vereinbart, gerät dein Kunde mit dessen Ablauf in Verzug; ist keiner bestimmt, ab der Einmahnung (§ 1334 ABGB). Die gesetzlichen Verzugszinsen betragen 4 % (§ 1333 ABGB); zwischen Unternehmern gelten bei Zahlungsverzug 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB). Auch in Österreich ist die mehrstufige Mahnung Übung, keine Pflicht, und auch dort gilt: Erst erinnern, dann eskalieren.
Wenn alles nichts hilft
Bleibt auch die letzte Frist ohne Zahlung, hast du drei Wege, alle außerhalb von LokalX:
- Gerichtliches Mahnverfahren: In Deutschland beantragst du den Mahnbescheid online über das Portal der Justiz, ohne Anwalt. Widerspricht der Kunde nicht, kannst du im nächsten Schritt den Vollstreckungsbescheid beantragen. In Österreich übernimmt das die Mahnklage beim Bezirksgericht.
- Inkasso: nimmt dir Arbeit ab, kostet Gebühren und in aller Regel die Kundenbeziehung. Für Stammkunden fast nie der richtige Weg.
- Anwalt: sinnvoll bei größeren Beträgen oder wenn der Kunde die Forderung bestreitet. Dann geht es nicht mehr ums Mahnen, sondern um den Streit in der Sache.
Zwei Dinge noch, bevor du diesen Weg gehst. Erstens: Ruf vorher einmal an. Am Telefon klärt sich erstaunlich viel, von der verlorenen Rechnung bis zur Ratenzahlung. Zweitens: Lass dir nicht zu viel Zeit. Gewöhnliche Forderungen verjähren in Deutschland in drei Jahren zum Jahresende (§ 195, § 199 BGB), in Österreich ebenfalls in drei Jahren (§ 1486 ABGB).
Oder du lässt das Werkzeug erinnern
In LokalX entsteht die Zahlungserinnerung direkt aus der offenen Rechnung im Archiv: Stufe wählen, Text ansehen und anpassen, PDF teilen. Rechnungsnummer, Betrag und Frist sitzen automatisch richtig, und im Archiv siehst du jederzeit, welche Rechnung gemahnt ist.
Häufige Fragen
Muss ich zuerst eine Zahlungserinnerung schicken, bevor ich mahne?
Nein. Die Reihenfolge Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung ist Übung, kein Gesetz. Rechtlich zählt nur, ob dein Kunde in Verzug ist, und dafür genügt in Deutschland eine einzige Mahnung nach Fälligkeit. Oft braucht es nicht einmal die, etwa wenn ihr einen festen Zahlungstermin vereinbart habt. Die freundliche Erinnerung zuerst ist trotzdem meist die bessere Wahl, weil sie die Kundenbeziehung schont.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken, bevor ich vor Gericht gehen kann?
Es gibt keine vorgeschriebene Anzahl. Der Dreiklang aus Erinnerung, 1. und 2. Mahnung ist Konvention, keine Voraussetzung. Für das gerichtliche Mahnverfahren ist keine bestimmte Zahl von Mahnungen vorgeschrieben; die Forderung muss fällig sein. Drei Schreiben zu schicken ist trotzdem verbreitet, weil es dem Kunden Gelegenheit gibt einzulenken, bevor es teuer wird.
Darf ich Mahngebühren oder Verzugszinsen verlangen?
Ab Verzug grundsätzlich ja: gesetzliche Verzugszinsen nach § 288 BGB, in Österreich nach § 1333 ABGB beziehungsweise § 456 UGB, dazu in Deutschland gegenüber Unternehmern eine Pauschale von 40 €. Überhöhte oder pauschal erfundene Mahngebühren sind dagegen angreifbar. Ob sich das lohnt, ist eine eigene Frage: Bei einem Stammkunden kostet der Streit oft mehr, als er einbringt.
Kann ich die Zahlungserinnerung per WhatsApp schicken?
Ja, wenn ihr ohnehin über WhatsApp schreibt. Eine kurze Nachricht plus das PDF des Schreibens ist oft der schnellste Weg und wirkt weniger förmlich als ein Brief. Verlass dich nur nicht auf die blauen Haken als Zustellnachweis: Als Beleg taugt so eine Nachricht vor allem dann, wenn WhatsApp zwischen euch als Kanal üblich oder vereinbart ist.
Was ist, wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt?
Dann führt der Weg über das gerichtliche Mahnverfahren, in Deutschland online per Mahnbescheid, in Österreich über die Mahnklage, oder über Inkasso und Anwalt. Ab hier kostet es Geld und meistens auch die Kundenbeziehung. Deshalb lohnt vorher ein letzter Anruf: Am Telefon klärt sich vieles, was auf Papier eskaliert wäre.
- § 286 BGB: Verzug des Schuldners · § 288 BGB: Verzugszinsen und Pauschale · § 195 BGB und § 199 BGB: Verjährung
- Online-Mahnantrag der Justizportale von Bund und Ländern (gerichtliches Mahnverfahren in Deutschland)
- § 1333 ABGB und § 1334 ABGB (Österreich: Verzug und Verzugszinsen) · § 456 UGB (Verzugszinsen zwischen Unternehmern) · § 1486 ABGB (Verjährung)
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob in deinem Fall Verzug vorliegt und was du einfordern kannst, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel frag deine Rechts- oder Steuerberatung.